Software, který učí umět Jak na to, když přijde katastrofa

jape-foto2T-SOFT a.s. je firma, která staví na objevování toho, jak může smysluplně sloužit kreativita IT člověku, managementu, životu. Její dva akcionáři, spolumajitelé, Ing. Michal Vaněček, Ph.D., MBA, a Ing. Jaroslav Pejčoch, jsou odborníci obdařeni xtým smyslem a vždy přijdou na to, co doba od jejich specializace nejvíce potřebuje. Nejsou zahleděni do technologií a módních marketingových výstřelků v oboru, nevymýšlejí se svým týmem, jak přijít k rychlým a krátkozrakým ziskům. Hledají smysl podnikání. Jedním z nejnovějších produktů je software PRACTIS. Přednáška o tomto systému na světové sešlosti specialistů v San Diegu v USA, jíž Ing. Jaroslav Pejčoch zaujal do puntíku, a z níž se právě vrátil, byla oceněna jako nejlepší ze všech.

Vítejte ze San Diega, nejdříve přišla zpráva o vašem úspěchu a pak jsem vás nemohla po návratu sehnat, i když jsme se domluvili, že napíšete, o čem to bylo…

To se omlouvám. Bohužel nás o víkendu přepadla nečekaná návštěva (nezlobím se, jsou to fajn lidi a muzicírovali a pili jsme ostošest…), takže jsem nenapsal nic. Jak si člověk rozbourá časový rytmus dalekou cestou, těžko se pak chytá. A setkání s přáteli se také těžko odkládá, zvlášť vyjde-li na sobotu a neděli… Ale už je to v pořádku, pojďme na to.
Dostal jste ocenění TIEMS Best paper award. Co je TIEMS? A proč byl váš příspěvek oceněn jako nejlepší?

TIEMS je mezinárodní organizace krizových manažerů s celosvětovou působností. Formálně sídlí v Bruselu, ale aktivity rozvíjí po celém světě, má regionální a národní pobočky a každý rok se někde na světě sejdou krizoví manažeři – teoretici i praktici. Letos to bylo zrovna v San Diegu, vloni v Římě, předtím v Tokiu, Erbilu v Iráku, Pekingu, Bukurešti, v roce 2008 dokonce v Praze. Letos byl opět zvolen prezidentem na další období Harald Drager z Norska. Klíčová témata, která se na těchto setkáních probírají, jako je zemětřesení a tsunami, jsou nám naštěstí vzdálená. Nicméně povodně, hrozící sucho, průmyslové havárie či epidemie trápí i nás. A v letošním roce se protlačilo téma společné pro celý civilizovaný svět – kybernetické hrozby. Nebylo to jenom tím, že se debatovalo v USA, kolébce informatiky. Nebezpečí kybernetické války či kolapsu systémů si uvědomují na celém světě, i v rozvojových zemích, kde sice zatím nemůže být řeči o složité kritické infrastruktuře, ale kde raketovým tempem stoupá využití mobilních sítí a chytrých telefonů a jejich masová aplikace na kdeco, leckdy bez velké péče o bezpečnost.
TIEMS také v poslední době přichází s novou aktivitou výchovy a mezinárodní certifikace krizových manažerů tak, aby byl usnadněn přenos znalostí a zkušeností v tomto multidisciplinárním oboru. Aby mohl třeba expert z Nepálu, který zažil všechno kolem nedávné katastrofy, pomoci při plánování a organizování humanitární pomoci na Haiti, abych byl aktuální. Mezinárodní spolupráce v krizovém řízení v poslední době posiluje, velmi aktivní je v tomto ohledu například Čína, což je patrné i z obsazení řídicích orgánů TIEMS, kde čínští kolegové i díky významné státní podpoře jejich aktivit zaujali významné pozice.
A k tomu ocenění? Udělali jsme ve firmě v poslední době tak trochu myšlenkový kotrmelec – celá léta jsme se snažili vyvíjet skvělé systémy pro podporu rozhodování v krizích, až jsme přišli na to, že těžiště možná leží jinde – v lidech. Jakákoliv úžasná databáze a inteligentní software jsou v kritické situaci k ničemu, pokud nejsou lidé připraveni je použít. Vedoucí pracovníci firem i státních organizací se často spokojí s tím, že mají jaksi „papírově“ všechno v pořádku a na tom razítko auditora, ale když skutečně udeří nějaká katastrofa, jsou zaskočeni.
Zaskočeni byli Japonci v případě Fukušimy – a o jejich pečlivosti a organizovanosti asi nikdo nepochybuje. Zaskočen byl i svět, že je něco takového možné a vymyslel zátěžové testy. Hlavně proto, aby se ubezpečil, že už se taková věc jinde nestane, že ostatní atomové elektrárny a státy, které je vlastní, jsou připraveny. A pak byl svět zaskočen ekonomickou krizí a obavou o banky, a tak vymyslel zátěžové testy bank – z podobného důvodu. Prostě svět si položil otázku „Jak jsme na tom?“ a odpověď hledá pomocí zátěžových testů.
No a my jsme to trochu rozšířili na všechno ostatní, doplnili o nějakou metodiku a udělali k tomu podpůrný software, začali to aplikovat napsali o tom článek a to je celé!!! Za to jsme na uvedeném setkání byli ohodnoceni. Zkrátka – přednáška i její pojetí měly úspěch. A nejsme skromní – máme z toho samozřejmě ohromnou radost!

To znamená: T-SOFT dal světu vědět, že má atraktivní software, který může mnoha firmám, organizacím, regionům ukázat, jak dokáže jejich management zvládnout zátěžovou, krizovou situaci? Ale asi nejen to. Umíte pomocí vlastního programu klienta navést, jak to dělat, aby dokázal posléze reagovat včas, kvalitně a uspokojivě, aby se naučil předcházet katastrofám… Pochopila jsem to správně?

Ano, naprosto správně. Jak jsem říkal, cílíme na lidi, jejich schopnost reagovat, rozpoznávat příznaky případné krize, spolupracovat v kritických situacích při znalosti svých možností i toho, co mohou očekávat od svých kolegů. Pomáháme odpovědět na tu jednoduchou otázku: „Jak jsme na tom?“ Pomáháme nejen klasickými prostředky, jako jsou analýza rizik a návrh opatření na jejich snížení a příprava postupů pro zvládání krize a zamezení škod, ale hlavně procvičením, byť jen verbálním, možných situací. Po bitvě je každý generálem a platí, že nejlepší příprava na krizovou situaci je, když si člověk nějakou takovou prožije. Příště už ví, jak na to, kudy cesta nevede, co od koho může očekávat a podobně.
Avšak cena za takové školení bývá dost značná. Druhou nejlepší metodou je si to prožít, nejlépe i s kolegy, třeba v rámci zátěžového testu jako cvičení. My ho umíme připravit a realizovat a máme k tomu vlastní software PRACTIS, který tu práci zpříjemní.

To, co jste vymysleli, má přímou návaznost na to, jak účinně a efektivně zabránit kolapsu, který může ohrozit ekonomiku, podnik, nemocnici, banku, život obyvatel.

Každá počínající krize vysílá nějaké příznaky. Když se pak zpětně analyzuje, co se dělo, je skoro každému jasné, že „To bylo evidentní, že se taková věc musí stát“. Člověk, který má zažité nějaké příběhy „jak to kdysi bylo a co z toho vzešlo“, je na takové signály citlivý a dokáže příznaky rozpoznat, leckdy ještě včas, než dojde k eskalaci. Pokud je takto vycvičené a informované nejvyšší vedení a další odpovědní pracovníci, dá se často kolapsu zabránit. Běžně se to děje v rizikových provozech, kde pořád něco visí ve vzduchu a lidé na to umějí efektivně reagovat, aniž by došlo k maléru. Bohužel v „normálně běžících“ organizacích, kde je tlak na efektivitu, ekonomičnost a kvalitu na takové věci obvykle není čas. Dokud nepřijde nějaká rána. A pak se improvizuje, protože ani není kdy na studium nějakých krizových plánů. Zátěžový test pomůže k tomu si to zkusit, a tím snížit riziko kolapsu a velkých škod.

Myslím, že brzy nebudete vědět, kterého zákazníka dříve obsloužit. Váš software je nadčasový, i když, na druhé straně, přišel za pět minut dvanáct. Nicméně je to nástroj, který danému subjektu ukáže, jak umí v krizových okamžicích reagovat, umí informace vyhodnotit a najít pro daného klienta řešení, v čem se zlepšit. Tedy učí umět.

To je samozřejmě krásná představa, že bychom si dělali výběrové řízení na zákazníka, kterého přednostně obsloužíme (smích). Skutečně to vypadá, že zájem o tuto věc roste. Soudím, že je to tím, že princip je jednoduchý a srozumitelný, věc se dá postupně dávkovat a opakovat, a leckdy je při tom i legrace. Nedémonizoval bych tu ale roli onoho software. Neudělá nic sám nebo za příslušné odpovědné lidi. Je to jen pomůcka, která celý postup zátěžového testu usnadní a zkvalitní – ať už ve fázi přípravy, či průběhu, anebo vyhodnocení. Hlavně pak pomůže k budování paměti a schopností organizace. Tedy, jak říkáte, učí umět.

Je určen především pro management?

Management má klíčovou odpovědnost (leckdy dokonce definovanou zákonem a také trest, pokud se zanedbá) a zátěžový test je určen především pro něj. Zejména aby se zjistilo, jak je daná organizace na kritické situace připravena, současně ale aby se napravily případné chyby či vyplnila hluchá místa. A to vše za osobní přítomnosti odpovídajících vedoucích tak, aby se daná problematika dostala do jejich vědomí a nezůstala ležet někde v dokumentech, které zpracovali najatí analytici.

Základem jsou však lidé, kteří by měli být na takové situace připraveni, tedy měli by se umět zorientovat, vědět, co se děje, a jak situaci řešit. Měli by mít zkušenosti s vedením týmů, umět se rychle rozhodovat, ctít diciplínu, tlumit paniku. Nechtěli bychom toho až příliš?

Asi nechtěli… To jsou snad parametry, podle kterých by se měli špičkoví manažeři vybírat, ne? Pro ně se to hlavně dělá. I když existují situace, kdy špičkový „manažer pro mírové časy“ v krizi zkolabuje a objeví se „hrdina“, který vše zachrání. Bývá to tak nejen v dobrodružných filmech, ale i ve skutečnosti. Problémem bývá právní zodpovědnost, která se takto přehodit nedá. Nicméně právě v průběhu zátěžového testu je možno takový potenciál objevit a využít pro dobro celé organizace. Spolupracujeme v tomto ohledu i s psychology.

Sami jste v jednom z článků charakterizovali svůj produkt jako případnou součást auditu. Tedy doklad o tom, jak je kdo na nejrůznější krize připraven – nepůjde elektřina, zkolabuje síť, hackeři se pomstí… Je to tak?

Audit je povětšinou chápán jako jakýsi formální proces, kde se posuzují dokumenty, znalosti lidí a kvalita procesů. Ostatně o tom hovoří i norma ISO… počkejte… 22301:2012 o Business continuity, kde se definuje takzvaný PDCA cyklus – odborníci budou vědět. Zátěžový test může samozřejmě sloužit jako součást auditu, ale cílí ještě trochu dál – není to jen o tom, že se teoreticky všichni chovají tak, jak je napsáno a mají na to razítko, ale že si to alespoň při nějakém cvičení vyzkoušeli, že to mají zažité, že si změřili, jak jsou na tom, co od sebe mohou čekat a mají návrhy opatření k vylepšení současného stavu.

Už se objevili zájemci o využití vašeho know–how, například státní organizace, jako jsou finanční úřady, sociálky, ministerstvo zdravotnictví, elektrárny?

Ano, jak už jsem říkal, je to srozumitelné a zájemci přicházejí, jak ze státních organizací, tak ze soukromých firem. Máme radost z každého dalšího, s kým se potkáváme, neboť díky tomu roste sdílená zkušenost toho, co všechno se může stát a jak se k tomu postavit, a tím také naše schopnost zařídit kvalitní zátěžový test. A samozřejmě vylepšovat náš software PRACTIS. Pracujeme teď pro ty velké, nicméně jsem přesvědčen, že tahle metoda je užitečná i ve středních a malých podnicích a dalších organizacích. Konečně – zkuste si doma někdy večer otevřít láhev něčeho dobrého a rozehrát scénář „Co budeme kdo z nás dělat, když vypnou proud a bude to trvat týden.“

Když bych si dala ochutnávku prvotřídního koňaku, byla bych trojnásobně nabitá emocemi, a to se asi nepočítá. Ostatně počkejte, požádala jsem vás o vaše fotky a vy jste mi poslal šneky… To jste taky nacvičoval krizovku podle scénáře T-SOFT?

Ne, je to prozaičtější, než si myslíte. A moje obrázky? Se mnou je to těžké, moc se nefotím, leda tak na pas a občanku, já spíš fotím druhé. V poslední době víc ukazuji fotku mého zadrátovaného zápěstí, které jsem si rozdrtil, když jsem před Silvestrem jezdil po kopcích na kole a teď těžce zkouším a rehabilituji, abych zase mohl pořádně hrát na piáno.
A ti šneci? Ti měli úspěch v mé prezentaci v San Diegu. Byli na slajdu nazvaném Never
give up!… Nikdy to nevzdávej! A prozradil jsem taky, jak to bylo: Jsou z naší zahrady. Jednou přišla moje žena Martina s tím, že je pochytala a udělá z nich polévku (poprvé…). Nechala je den, aby se vyčistili, což činili důkladně a často. A když přišlo na polévku, vypadalo to takhle. Tak jsme je vzali a odnesli vyčištěné zpátky do zahrady. Společně jsme si prožili zátěžový test. Filozofickou rozvahu nechám na případných čtenářích…

za odpovědi poděkovala Eva Brixi