Porady a interní schůzky jsou nezbytnou součástí pracovního života, ale také často zdrojem frustrace, ztráty času a nízké produktivity. Umělá inteligence (AI) v tomto může pomoci, zejména při efektivním plánování a vyhodnocování. Dokáže dokonce i poradit, co zlepšit.
Interní firemní nebo týmové porady bývají občas zdlouhavé a neefektivní. Každý si jistě ze své zkušenosti na mnohé vzpomene. Do práce a průběhu porad však, lze dnes již jednoduše zapojit nástroje s umělou inteligencí. A to jak u schůzek, které probíhají online, tak i u těch hybridní formou či fyzicky.
„Zatímco v prvních dvou případech je nástroj k použití přímo v rámci videokonference, při fyzické poradě v kanceláři ji lze zapojit pomocí nahrávání porady. Chytré kamery, nástroje pro rozpoznávání a analýzu hlasu a AI aplikace identifikují jednotlivé účastníky v rámci místnosti a poskytují jim zpětnou vazbu, podporu a doporučení pro zlepšení komunikace, prezentace a spolupráce,“ říká Michal Černý ze společnosti Audiopro.
Plánování a organizace meetingů
Umělá inteligence pomůže už na začátku, a to při plánování interní schůzky či porady. Někdy to může být šichta sladit termíny, preference a dostupnost více účastníků. „Umělá inteligence dokáže usnadnit tento proces tím, že sladí kalendáře, e-maily a chaty a pomůže k automatickému zjištění a navržení optimálního času a místa pro schůzku. Dokáže také použít historická data a analýzu chování k předpovězení vhodné délky schůzky,“ říká Jan Dvořák z Počítačové školy GOPAS.
V průběhu meetingu se může stát, že některý z účastníků vypadne z online diskuze kvůli nekvalitnímu připojení k internetu a ostatní si toho ani nevšimnou, neporozumí komunikaci kvůli jazykové bariéře nebo se z nějakého důvodu nezapojí aktivně. I v tomto umí umělá inteligence pomoci. Dokáže sledovat kvalitu připojení a v případě problému jej nahlásí či vyřeší, vytvoří překlad, transkripci a případně i titulky tak, aby byla diskuze pro všechny srozumitelná. A v neposlední řadě sleduje a hodnotí zapojení účastníků a navrhuje, jak případně zvýšit úroveň zapojení.
Shrnutí a hodnocení meetingů
Také vyhodnocení schůzky či porady může být obtížné a časově náročné, pokud je třeba shromáždit, analyzovat a využít zpětnou vazbu, data a poznatky z meetingů. „I tuto práci může AI pomoci usnadnit. Posbírá a zpracuje zadaná data, vyhodnotí je a shrne dle potřeby. Vytvoří zápis, výsledky dokáže nabídnout i formou vizualizace a pokud budete chtít navrhne i možná zlepšení do budoucna,“ říká Michal Černý z Audiopro.
Shrnutí může být užitečné i pro ty, kdo se schůzky nemohli zúčastnit a díky němu pak mají přehled o probíraných tématech a posunech v jednotlivých projektech. Je samozřejmě užitečné i pro ty, kdo se zúčastnili, protože se mohou k věci vrátit případně si na záznamu jednání celou věc následně osvěžit a znovu projít.
Povede k větší efektivitě
Umělá inteligence, když je vhodným způsobem používána při plánování, organizaci, průběhu i při zpětném zhodnocení pracovních schůzek, může velmi pomoci.
„V našem týmu jsem v posledních letech hodně věnovali maximálnímu využití technologií včetně AI. A nyní nám pomáhají na mnoha místech, i při poradách. Chytré technologie a nástroje nám šetří čas, myslí na termíny a automaticky provádí úkoly, které by člověku jinak zabraly hodiny práce. Zaměstnanci se pak nemusí zdržovat sledováním detailů, ale mohou se věnovat práci, ve které jsou nenahraditelní,“ říká Ruslan Skopal CEO a spolumajitel Trenýrkárna.cz.
Je třeba se připravit
To samozřejmě ale nejde jen tak. Zaměstnanci se musí s těmito nástroji sžít a naučit se s nimi vhodně pracovat. „Zaměstnanci musí být schopni se rychle přizpůsobovat technologickému pokroku a využívat nové nástroje a technologie. Jedním z klíčových prvků současného technologického vzestupu je umělá inteligence, která otevírá dveře do nových možností a transformuje způsob, jakým žijeme a pracujeme,“ říká Jan Dvořák z Počítačové školy GOPAS a dodává: „Vzdělávání se, jak využívat nové technologie, jako je umělá inteligence, není jen o tom být moderní nebo inovativní. Je to investice do pracovní budoucnosti a do profesního rozvoje každého zaměstnance.“
Umělá inteligence je při vhodném využití silným nástrojem, který může pomoci zvýšit efektivitu a produktivitu meetingů. AI může pomoci s celým procesem a zároveň zlepšit kvalitu, výsledky a spokojenost účastníků. Umělá inteligence však není zázračným řešením, které by nahradilo lidský faktor, ale spíše doplňkem, který by ho podpořil a vylepšil. Proto je důležité používat AI s rozumem, odpovědností a etikou, a neustále sledovat a hodnotit její dopady a přínosy.
(tz)